अपनी QuickBooks 2013 डेटा फ़ाइल को कैसे नियंत्रित करें

आपकी क्विकबुक 2013 डेटा फ़ाइल को कंडेंज़ कैसे करें - डमीज

QuickBooks 2013 कंडेंस कमांड एक QuickBooks डेटा फ़ाइल की एक स्थायी प्रतिलिपि बनाता है, जिसका नाम अभिलेखीय कॉपी है । कंपनी की फ़ाइल की एक अभिलेखीय प्रति कंपनी की एक स्नैपशॉट के बराबर होती है क्योंकि वह किसी विशेष समय पर मौजूद है।

अगर किसी को बाद में एक सवाल है - शायद आपका एकाउंटेंट, या एक संघीय या राज्य लेखा परीक्षक - आप डेटा फ़ाइल की अभिलेखीय प्रति का उपयोग करके यह दिखा सकते हैं कि समय पर किसी विशेष बिंदु पर कंपनी की फ़ाइल कैसी दिखती है।

यह समझने के बाद कि संग्रह क्या है, यह काफी आसान है। QuickBooks कंपनी फ़ाइल को संक्षिप्त करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

  1. फ़ाइल → युटिलिटी → कंडेंस डेटा आदेश चुनें।

    QuickBooks पहले कंडेंस डेटा संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है, जैसा कि नीचे चित्र में दिखाया गया है।

  2. एक विशिष्ट दिनांक रेडियो बटन से पहले लेनदेन का चयन करें

    यह विकल्प क्विकबुक को बताता है कि आप दो चीजों को करना चाहते हैं: QuickBooks डेटा फ़ाइल की अभिलेखीय प्रतिलिपि बनाएँ, और काम कर रहे कंपनी फ़ाइल के आकार के नीचे पतली बनाएं ताकि यह इतना बड़ा न हो। यदि आप लेन-देन को हटाने के लिए चरण 3 में चुनते हैं, तो जुआ, बंद किए जाने वाले लेनदेन को निकालकर QuickBooks कंपनी डेटा फ़ाइल के कामकाजी संस्करण के आकार को कम कर देता है।

  3. तिथि से पहले लेनदेन निकालें निर्दिष्ट करें।

    उस तारीख को निर्दिष्ट करने के लिए जो बंद लेनदेन हटा दिए जाएं, प्रदान किए गए तिथि बॉक्स में दिनांक दर्ज करें। यदि आप 31 दिसंबर, 2010 को या उससे पहले लेनदेन को निकालकर फ़ाइल को संक्षिप्त करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, दिनांक बॉक्स में 1/1/2011 दर्ज करें

    ध्यान दें, हालांकि, आपको बंद लेनदेन के एक समूह को हटाने के बारे में बाध्यकारी महसूस करने की आवश्यकता नहीं है। आप केवल तभी बंद किए गए लेन-देन को हटा सकते हैं यदि आपकी क्विकबुक कंपनी फ़ाइल बहुत बड़ी हो रही है आप आसानी से 25 एमबी, 50 एमबी, या 100 एमबी (मेगाबाइट) की एक QuickBooks कंपनी फ़ाइल के साथ काम कर सकते हैं।

    अगला क्लिक करें जब आप निर्दिष्ट करते हैं कि कौन सा लेनदेन QuickBooks को निकालना चाहिए। QuickBooks दूसरे Condense डेटा संवाद बॉक्स को प्रदर्शित करता है, जैसा कि निम्न उदाहरण में दिखाया गया है।

  4. निर्दिष्ट करें कि इन्वेंट्री लेनदेन को कन्डेन्ड किया जाना चाहिए।

    अगर आपकी QuickBooks फ़ाइल में इन्वेंट्री लेनदेन शामिल है, तो QuickBooks अनुशंसा करता है कि आप पुराने इन्वेंट्री लेन-देन को हटा दें। जब QuickBooks दूसरे Condense डेटा संवाद बॉक्स को प्रदर्शित करता है, तो आप केवल इन्वेंटरी लेनदेन ऑप्शन बटन को चुनकर यह करने के लिए QuickBooks को बता सकते हैं (यदि आप पुराने लेनदेन को हटाना नहीं चाहते हैं, तो सभी इन्वेंटरी ट्रांजैक्शन बटन को चुनें।) तीसरा कंडेंस डेटा संवाद बॉक्स (न दिखाया गया) जारी रखने के लिए अगला क्लिक करें, जो पूछता है कि किस लेनदेन को बंद होना चाहिए।

  5. निर्दिष्ट करें कि कौन से लेनदेन को बंद माना जाना चाहिए।

    जब आप अगली बार क्लिक करते हैं, तो QuickBooks एक बंद या पुराने लेनदेन को ठीक से बनाते हैं, जिसे निकाला जाना चाहिए। आप यह इंगित करने के लिए चेक बॉक्स का चयन करें कि क्या हटाने की तिथि से पहले लेनदेन को हटाया जाना चाहिए, भले ही वे स्पष्ट नहीं हो जाएं, मुद्रित होने के लिए चिह्नित किया जाए, भेजे जाने के रूप में ध्वजांकित किया गया हो, और इसी तरह। और फिर चौथे Condense Data संवाद बॉक्स पर जाने के लिए अगला क्लिक करें।

  6. किसी भी सूची सफाई को निर्दिष्ट करना चाहिए जो होना चाहिए

    क्विकबुक को बताने के लिए चौथे कंडेंस डेटा संवाद बॉक्स का उपयोग करें, इसे कुछ सूचियों को भी साफ करना चाहिए। आप कंडेंस डेटा संवाद बॉक्स पर चेक बॉक्स का चयन कर सकते हैं, उदाहरण के लिए।

    अप्रयुक्त सूची आइटमों को हटाने के माध्यम से अपनी सूची को साफ करके, आप न केवल कंपनी फ़ाइल के आकार को कम करते हैं, बल्कि लोगों के लिए सूची के साथ काम करने में भी आसान बनाते हैं।

  7. अगला क्लिक करें

    क्विकबुक कंडेंस डेटा संवाद बॉक्स का पांचवां पृष्ठ प्रदर्शित करता है, जैसा कि निम्न उदाहरण में दिखाया गया है।

  8. अपने कंडेंसिंग और संग्रहित ऑपरेशन की पुष्टि करें।

    आप कैसे वर्णन करें कि आप QuickBooks को संग्रह और संग्रह करने के लिए कंपनी फ़ाइल चाहते हैं, तो QuickBooks पांचवें Condense डेटा संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। यह संवाद बॉक्स पूछता है कि आप अपने डेटा संग्रह और संग्रहण के निर्णय के बारे में पुष्टि करें। इस संवाद बॉक्स का इस्तेमाल तथ्य की पुष्टि करने के लिए करें कि आप डेटा को संग्रह और संक्षिप्त करना चाहते हैं।

  9. कंडेंस शुरू करें क्लिक करें

    QuickBooks डेटा फ़ाइल को संघनित करने की प्रक्रिया शुरू करते हैं

  10. जब पूछा जाए तो डेटा फ़ाइल का बैकअप लें

    संक्षेपण प्रक्रिया की शुरुआत में, QuickBooks आपको QuickBooks कंपनी फ़ाइल का बैकअप लेने के लिए कहता है। कॉकैन्ड ऑपरेशन के भाग के रूप में QuickBooks कंपनी फ़ाइल का बैकअप लेने से किसी अन्य समय में QuickBooks कंपनी फ़ाइल का बैकअप लेने के समान काम करता है।

    आप QuickBooks कंपनी फ़ाइल का बैक अप लेने के बाद, QuickBooks कंपनी फ़ाइल की एक संग्रह की प्रतिलिपि सहेजता है और फिर अपने निर्देशों का उपयोग करके कंपनी फ़ाइल के कार्य संस्करण को साफ करता है दोबारा, जैसा कि पहले के चरणों में उल्लिखित है, क्लीन अप प्रक्रिया में केवल कुछ ही मिनट लग सकते हैं या आपकी फ़ाइल बहुत बड़ी है, अगर इसमें कई घंटे लग सकते हैं